Upravljanje
Upravljanje
Vsaka stavba je sestavljena iz etažne lastnine (stanovanja, poslovni prostori, lokali) in solastnine, ki jo sestavljajo skupno zemljišče, skupni deli stavbe, skupni stroji in aparati. Za solastnino hiše bo upravnik skrbel tako, da ta ne bo izgubljala svoje realne vrednosti in da bodo posamezni elementi solastnine delovali in obratovali v skladu z njihovim namenom.
Da bi dosegi ta cilj, od etažnih lastnikov in stanovalcev pričakujemo, da:
- bodo etažni lastniki razumeli, da upravnik skrbi za skupne dele stavbe, ne more pa skrbeti za uresničevanje hišnega reda, za medsebojne odnose v družinah, za javne površine in sosedove funkcionalne površine,
- bodo upravniku pravočasno posredovali svoje želje in potrebe, ki bodo realne in enotne za vso hišo, saj upravnik ne more uresničevati protislovnih zahtev,
- bodo upravniku posredovali vse podatke, ki jih ta potrebuje za svoje delo,
- bodo razumeli, da ima vsaka stvar svojo ceno in da vsaka stvar za uresničitev potrebuje svoj čas,
- bodo znali pravočasno opozoriti in kritizirati, pa tudi razumeti in pohvaliti upravnikovo delo.
- pridobitev, nastavitev, urejanje in posodabljanje evidenc o lastnikih, o posameznih delih stavbe (stanovanjih, poslovnih prostorih, parkirnih mestih …), o skupnih delih stavbe, skupnih strojih in aparatih, njihovem vzdrževanju, kontrolnih in tehničnih pregledih in arhiviranje dokumentacije, povezane s prej naštetimi deli,
- koordiniranje izvajanja sprejetih odločitev…,
- priprava zborov lastnikov (vabila, priprava sklepov, pisanje zapisnikov…), komunikacija z lastniki, realizacija sklepov, sprotno komuniciranje in informiranje,
- komunikacija z upravnimi organi, inšpekcijskimi službami, policijo, zavarovalnico in drugimi organi, ki so povezani s stanovanjsko problematiko,
- arhiviranje dokumentacije v skladu z zakonskimi zahtevami
Za pravne storitve imamo pogodbo s pravno pisarno. Lastniki in uporabniki stavb bodo morali razumeti, da svoje delo upravnika opravljamo za vse solastnike in zato ne moremo sodelovati pri medsebojnih sporih. V vseh primerih se moramo omejiti na opozarjanje na sporno ravnanje, večje ukrepe pa moramo prepustiti pristojnim institucijam.
- priprava ali recenzija pogodb z dobavitelji komunalnih storitev in izvajalci vzdrževanja nepremičnin;
- reševanje sporov z dobavitelji v zvezi z obsegom in načinom dobav energije in storitev za nemoteno obratovanje hiše,
- izterjava neplačanih obveznosti od lastnikov stanovanj, lokalov in garaž,
- na zahtevo lastnikov stanovanjske hiše dajanje informacij v zvezi s postopki,
- vodenje evidenc pravnomočnosti sklepov sodišča in izvršljivosti odločb,
- vodenje evidenc izvršb,
- svetovanje in pomoč pri urejanju medsebojnih razmerij v stanovanjski hiši in vzdrževanju skupnih delov in naprav ter funkcionalnega zemljišča,
- zastopanje lastnikov v sodnih in upravnih zadevah (obseg pooblastil za zastopanje se dogovori v pogodbi med lastniki in upravnikom),
- zastopanje lastnikov pred sodišči v zvezi z vzpostavitvijo etažne lastnine in ugotavljanju pripadajočega zemljišča (ZVEtL),
- obveščanje lastnikov o poteku sodnega procesa in obremenitev lastnikov s stroški sodnega postopka
- evidentiranje prispelih obveznosti (računov dobaviteljev), razdelitev stroškov v skladu s pravilnikom o upravljanju stanovanjskih stavb in pravilnikom o delitvi stroškov za ogrevanje…,, izdelava in razpošiljanje obračunskih listov,
- zbiranje vplačil za plačilo obveznosti lastnikov in najemnikov in poravnava obveznosti dobaviteljem energije in storitev,
- opominjanje dolžnikov in izterjava dolgov,
- evidentiranje akontacij in drugih prihodkov,
- vodenje knjigovodstva in finančnega poslovanja,
- izdelava zakonsko določenih obračunov in poročil,
- priprava potrebnih podatkov za sklenitev zavarovanj solastnine etažnih lastnikov,
- blagajniško poslovanje
- izdelava obračuna obveznosti in vplačil v rezervni sklad,
- sklepanje pogodb z dobavitelji energije in izvajalci storitev
- arhiviranje tehnične dokumentacije o nepremičnini,
sodelovanje pri odpravljanju tehničnih pomanjkljivosti,
postavitev in vodenje arhiva o popravilih, intervencijah in rednem vzdrževanju,
izdelava programov rednega vzdrževanja,
naročanje, kontrola, prevzem in obračun vzdrževalnih in intervencijskih del,
nadzor nad izvajalci obratovanja in vzdrževanja
- zajemajo pregled objekta in funkcionalnega zemljišča ter zbiranje podatkov o potrebnih vzdrževalnih delih,
- izdelavo programa rednega in investicijskega vzdrževanja, objavo del ter zbiranje ponudb, cenikov in predračunov,
- izbiro najboljšega/optimalnega (cena – kakovost) ponudnika,
- naročanje vzdrževalnih del, pridobivanje potrebnih soglasij in dovoljenj za posamezna dela (lokacijska informacija, gradbena dovoljenja, soglasja dobaviteljev energije …),
- pripravo in sklepanje pogodb z izvajalci rednega vzdrževanja, nadzor pri izvajanju in prevzem končanih del,
- organizacijo reklamiranja morebitnih napak v času garancijske dobe, sodelovanje pri intervencijskem vzdrževanju in pri odpravi škode …,
- prijavljanje morebitnih škod na skupnih prostorih, objektih, delih in napravah, ki so zajete v zavarovanju stavbe, in priprava zahtevka za refundacijo nastale škode,
- organizacijo nujnih intervencijskih vzdrževalnih del: sprejem obvestil, ogled dejanskega stanja, izdaja naročil in organiziranje čimprejšnje sanacije stanja
Oblike organiziranja etažnih lastnikov in njihovo delovanje
Zbor lastnikov je najvišji organ odločanja v stavbi. Zakonodaja predpisuje, s kakšno večino se lahko sprejmemo posamezni sklepi. Tako so za posle rednega upravljanja (Pravilnik o upravljanju večstanovanjskih stavb, 2. člen) sklepi sprejeti, če zanje glasuje več kot 50 odstotkov lastnikov, merjeno po lastniških deležih. Za posle, ki presegajo redno upravljanje (Pravilnik o upravljanju večstanovanjskih stavb, 13. člen), je potrebo 75-odstotno soglasje, merjeno z lastniškimi deleži, za posle, ki vplivajo na solastnino, kot so odtujitev, sprememba namembnosti … (Pravilnik o upravljanju večstanovanjskih stavb, 14. člen), pa je potrebno 100-odstotno soglasje.
Zbor lastnikov skliče upravnik najmanj enkrat letno. Na zboru se solastniki dogovorijo o načrtu prihodnjega vzdrževanja, izvolijo (ali potrdijo) člane nadzornega odbora in se pogovarjajo o rešitvah sprotnih težav.
Smiselno je, da etažni lastniki sklenejo tudi pogodbo o medsebojnih razmerjih. V njej določijo pravice in obveznosti glede upravljanje stavbe, predvsem pa se dogovorijo in zapišejo stvari, ki niso podrobno določene v zakonskih aktih.
Nadzorni odbor ustanovi oziroma njegove člane imenuje in potrjuje zbor lastnikov. Izvolitev nadzornega odbora je posel rednega upravljanja. Če etažni lastniki ne sklenejo drugače, ima nadzorni odbor tri člane, ki med seboj izvolijo predsednika. Nadzorni odbor nadzoruje delo upravnika, ki izhaja iz pogodbe o opravljanju upravniških storitev, poleg tega skupaj z upravnikom predlaga predloge sklepov, o katerih se glasuje s podpisovanjem listine, ter daje pobude upravniku. Zbor lastnikov lahko pooblasti nadzorni odbor tudi za druge naloge, vendar le za enkratno dejanje. Za permanentno pooblastilo lahko etažni lastniki pooblastijo samo eno osebo (recimo predsednika NO), pooblastilo pa mora biti pisno in podpis overovljen pri notarju.
Naloge nadzornega odbora (NO) so opredeljene v zakonu in podzakonskih aktih. Člani nadzornega odbora nimajo pravice (namesto upravnika) opravljati upravniških storitev, zakon pa jim dovoljuje, da nadzirajo delo upravnika in dajejo predloge za sprejetje sklepov. Praktično so člani NO odlična, najkrajša in najhitrejša povezava med etažnimi lastniki in upravnikom, zato je pomembno, da vsi sodelujoči razmišljajo o istih ciljih in na enak način – v prid skupnosti. Vse našteto izboljša kakovost dela upravnika, kar je v prid vsem – etažnim lastnikom in upravniku.
Povezave z zakoni, ki opredeljujejo storitev
Na področje upravljanja sega precej zakonov in podzakonskih aktov. Stvarno-pravni zakon in stanovanjski zakon sta neposredno povezana z upravljanjem, prav tako pravilnika o upravljanju večstanovanjskih stavb in o načinu delitve in obračunu stroškov za toploto v stanovanjskih in drugih stavbah z več posameznimi deli. Pri upravljanju pa se uporabljajo tudi posamezna določila zakona o varstvu pred požarom, energetskega zakona, zakona o meroslovju, zakona o varstvu osebnih podatkov, zakona o vzpostavitvi etažne lastnine na predlog pridobitelja posameznega dela stavbe in o določanju pripadajočega zemljišča k stavbi, zakona o varstvu javnega reda in miru, zakona o upravnem postopku, zakona o dimnikarskih storitvah, zakona o gradnji objektov, zakona o urejanju prostora, zakona o izvršbi in zavarovanju, obligacijskega zakona in še vrsta drugih zakonov in pravilnikov.
Pojasnila o različnih površinah etažne lastnine oziroma solastniških deležih
Zakonodajalec je vzdrževanje stavb razdelil na dve vrsti vzdrževanja:
- redno vzdrževanje oziroma vzdrževanje, ki zagotavlja nemoteno obratovanja stavbe, in
- investicijsko vzdrževanje, ki zagotavlja ohranjanje realne vrednosti stavbe.
Investicijsko vzdrževanje (načrtovano vzdrževanje) zagotavlja ohranjanje realne vrednosti stavbe. Ta dela so običajno dražja od rednega vzdrževanja, zato je zakonodajalec predvidel rezervni sklad, ki ga solastniki polnijo postopoma, mesečno. Zakon določa, da se vanj začne vplačevati po desetih letih obratovanja stavbe, vplačilo za naslednjih dvajset let pa je 0,20 € na m2 lastnine. Z leti se višina vplačila v sklad veča. V skladu z zakonom mora upravnik
za sredstva rezervnega sklada pri banki odpreti poseben transakcijski račun, ločeno od stroškov obratovanja pa mora upravnik voditi tudi evidenco vplačil in izplačil v rezervni sklad in o tem solastnikom stavbe poročati najmanj enkrat letno.
Rezervni sklad
- redno vzdrževanje oziroma vzdrževanje, ki zagotavlja nemoteno obratovanja stavbe, in
- investicijsko vzdrževanje, ki zagotavlja ohranjanje realne vrednosti stavbe.